Desk Sharing: So wird der geteilte Schreibtisch zum Erfolg

Spätestens seit der Corona-Pandemie sind starre Bürokonzepte vielerorts passé und flexible Arbeitsmodelle auf dem Vormarsch. Beim Desk Sharing beispielsweise verfügen Beschäftigte nicht mehr über einen festen Platz im Büro, sondern wählen jeden Tag einen neuen. Ob der Büro-Reigen gelingt, hängt von der richtigen Planung und Umsetzung ab, zeigt eine Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) unter knapp 2.000 Beschäftigten und Führungskräften, die selbst unter Desk-Sharing-Bedingungen arbeiten. Im Vordergrund der Befragung standen dabei Aspekte der psychischen Belastung von Mitarbeitenden.

"Ob Desk Sharing in einem Unternehmen zum Erfolgsmodell wird, entscheidet sich im Grunde schon vor der Umsetzung", sagt Franziska Grellert, Arbeitspsychologin und Referentin am IAG. Bereits in der Planungsphase sollten Beschäftigte miteinbezogen und motiviert werden, ihre Möglichkeiten zur Beteiligung wahrzunehmen. "In unserer Umfrage haben knapp 30 Prozent der Mitarbeitenden angegeben, dass diese Möglichkeit überhaupt bestand. Wiederum nur ein Drittel davon hat sie auch genutzt."

Gleiches Recht für alle

Die Akzeptanz von Desk Sharing erhöht sich, wenn für alle die gleichen Regeln gelten. In der Umfrage sagte fast die Hälfte der Befragten, dass es in ihrem Betrieb Ausnahmen für sowohl Beschäftigte als auch Führungskräfte gibt; bei knapp 30 Prozent der Befragten sind vor allem Führungskräfte von den Regelungen zum Desk Sharing ausgenommen. "Diese Ausnahmen sollten sorgfältig geprüft, transparent kommuniziert und gut begründet werden", so Grellert. Daneben sorgen klare Nutzungsregeln zu Sauberkeit und Ordnung, ein ausgereiftes Lärmschutzkonzept und ausreichend Rückzugsmöglichkeiten für Akzeptanz unter den Beschäftigten.

Der Vorteil eines eigenen Bildschirmarbeitsplatzes besteht unter anderem darin, dass Tisch und Stuhl im Idealfall an die eigenen Bedürfnisse angepasst sind. Wo Desk Sharing eingesetzt wird, sollten die Möbel entsprechend höhenverstellbar sein. In der Befragung gaben 80 Prozent an, über einen solchen Tisch zu verfügen, etwas mehr haben einen verstellbaren Bürostuhl. 70 Prozent der Befragten teilen sich hygienesensible Arbeitsmittel wie Tastatur und Maus. Die Mehrheit der Befragten wurde von ihrer Organisation dazu unterwiesen, wie sie die Arbeitsmittel individuell auf sich einstellen kann. Ein Drittel hat keine Unterweisung erhalten. "Hier sind vor allem die Führungskräfte gefragt", so Franziska Grellert. "Denn Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten im Blick zu behalten, ist ihre Aufgabe."

Das Wir-Gefühl fördern

Wie aber kommt Desk Sharing generell bei den Beschäftigten an? Fast 60 Prozent der Befragten sind mit dem Desk Sharing in ihrer Organisation zufrieden, allerdings würde knapp die Hälfte einen festen, persönlichen Arbeitsplatz vorziehen. Nur ein Viertel bevorzugt Desk Sharing.

Ob die Zusammenarbeit und die Vernetzung der Beschäftigten durch Desk Sharing besser funktionieren, konnte die Befragung nicht eindeutig beantworten. Mehr als 40 Prozent der Befragten sagten, dass die Zusammenarbeit durch Desk Sharing nicht einfacher geworden ist. Knapp 50 Prozent gaben an, sich durch Desk Sharing nicht mehr als sonst mit anderen Beschäftigten zu unterhalten, während ein Viertel der Befragten durchaus diesen Vorteil sieht. "Führungskräfte sollten die teamübergreifende Vernetzung, aber besonders den Austausch im eigenen Team noch stärker fördern. Regelmäßige Besprechungen in Präsenz können dazu beitragen und ad-hoc-Meetings in der gemeinsamen Teeküche tun ihr übriges für das Wir-Gefühl."

Dabei sind Führungskräfte schon auf dem richtigen Weg: Mehr als die Hälfte der Befragten fühlen sich von ihrer direkten Führungskraft gut unterstützt.

Im neuen Themenmonitor des IAG zum Desk Sharing sind die Ergebnisse der Befragung zusammengefasst. Er kann hier heruntergeladen werden

Konkrete Gestaltungsempfehlungen zur Einführung und Umsetzung von Desk Sharing stehen im Check-up des IAG.