ePA für alle

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FAQ "ePA für alle" in der gesetzlichen Unfallversicherung

• Wann wird die neue ePA verfügbar sein?

  Die "ePA für alle" wird ab dem 15. Januar 2025 für alle Versicherten bereitgestellt, die nicht widersprochen haben. Die Einrichtung der ePA kann etwa vier Wochen dauern.

  Auch Arztpraxen und andere Gesundheitseinrichtungen müssen technisch bereit für die ePA sein. Hier erfolgt die Einführung Schritt für Schritt. Gestartet wurde ab dem 15. Januar 2025 in den sogenannten Modellregionen Hamburg und Franken sowie in Nordrhein und Westfalen-Lippe mit ausgewählten Einrichtungen. Die Modellregionen sammeln dabei Erfahrungen mit der Organisation und Technik, die dann bundesweit genutzt werden.

  Verlaufen die Tests positiv, will das Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) ab 15. Februar 2025 den bundesweiten Rollout starten.

• Hat die gesetzliche Unfallversicherung eine eigene ePA?

  Die gesetzliche Unfallversicherung verfügt nicht über eine eigene elektronische Patientenakte (ePA). Stattdessen werden die Daten aus der medizinischen Behandlung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten in die ePA der Versicherten integriert, die auch von der jeweiligen Krankenkasse genutzt wird.

• Ab wann werden die Daten und Dokumente von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten in der ePA eingepflegt?

  Mit dem Start der "ePA für alle" ist vorgesehen, dass Berichte und Befunde aus der Behandlung von Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten in die elektronische Patientenakte hochgeladen werden können. Es ist geplant, dass diese Dokumente später als solche gekennzeichnet werden können. Eine Filterfunktion für diese Dokumente soll in zukünftigen Versionen implementiert werden.

• Können Patientinnen und Patienten widersprechen, wenn sie keine ePA wünschen oder wird die ePA eine obligatorische Anwendung werden?

  Patientinnen und Patienten können der Einrichtung der elektronischen Patientenakte (ePA) widersprechen, wenn sie diese nicht wünschen. Die Nutzung der ePA bleibt freiwillig. Die Krankenkassen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Versicherten umfassend über die ePA zu informieren. Nach dieser Information haben die Versicherten dann sechs Wochen Zeit, um der Einrichtung der ePA ggf. zu widersprechen. Auch nach Ablauf dieser Frist können sie jederzeit widersprechen, und die Krankenkassen müssen dann die ePA samt aller gespeicherten Daten löschen.

• Kann ich der Befüllung der ePA situativ widersprechen?

  Patientinnen und Patienten können auch einzelnen Anwendungen widersprechen oder bestimmten Einrichtungen den Zugriff auf die ePA verwehren. Dem Hochladen von Dokumenten in ihre ePA können sie jederzeit situativ widersprechen. Dafür reicht ein mündlicher Hinweis im Arztgespräch. Das behandelnde medizinische Personal darf dann z. B. den entsprechenden Befund nicht einstellen.

Fragen zum Befüllen der ePA

• Wer befüllt die ePA?

  Vertragsärztinnen und -ärzte sowie Vertragspsychotherapeutinnen und- therapeuten sind verpflichtet die elektronische Patientenakte (ePA) zu befüllen. Das Gleiche gilt für Krankenhausärztinnen und -ärzte, Apothekerinnen und Apotheker, Zahnärztinnen und Zahnärzte. Später werden auch andere Berufsgruppen, wie Physiotherapeuten und Ergotherapeuten, Daten eintragen können. Ebenso können Patientinnen und Patienten selbst, aber auch die Krankenkassen Daten einstellen. Die gesetzliche Unfallversicherung hat aktuell hingegen nicht die Möglichkeit, Daten in die ePA einzustellen.

• Welche Daten müssen Ärztinnen und Ärzte und Psychotherapeutinnen und -therapeuten in die ePA einstellen?

  Mit dem Start der neuen ePA müssen Praxen verschiedene Dokumente einstellen, darunter Befundberichte aus invasiven, chirurgischen sowie nichtinvasiven, konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen. Auch Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde und elektronische Arztbriefe gehören dazu. Darüber hinaus gibt es Daten, die auf Wunsch des Patienten in die ePA eingepflegt werden müssen. Das vom Gesetzgeber vorgesehene Spektrum ist breit und umfasst Befunddaten, Diagnosen, Daten aus Disease-Management-Programmen, Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen und eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie). Auch Kopien der Behandlungsdokumentation von Ärztinnen und Ärzte oder Psychotherapeutinnen und -therapeuten sind einzustellen.

• Müssen die Praxen auch alte Befunde einpflegen, die die Patientin oder der Patient auf Papier mitbringt?

  Das Einpflegen von Papierdokumenten, wie alten Arztbriefen und Befunden, ist nicht die Aufgabe der Praxen. Ab 2025 haben Versicherte mit der neuen ePA einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse diese Dokumente auf Wunsch digitalisiert. Dies ist zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente möglich. Unabhängig davon können Ärztinnen und Ärzte eigene Befunde aus früheren Behandlungen in die ePA einstellen, wenn dies für die Patientenversorgung notwendig ist. Versicherte können diese Dokumente auch selbst über die ePA-App ihrer Krankenkasse hochladen.

• Wie können Patientinnen und Patienten ihre ePA selbst befüllen?

  Patientinnen und Patienten können mit ihrer ePA-App, die ihnen ihre Krankenkasse über die üblichen App-Stores zur Verfügung stellt, eigenständig Daten in ihre ePA einstellen. Welche Daten das sind, obliegt dann allein der Verantwortung der Patientinnen und -patienten und der Umfang ist nicht limitiert. Beispiele sind Vital-Daten aus Gesundheitsapps oder ein selbst geführtes Tagesbuch zu Blutdruckmessungen. Versicherte können zudem Papierbefunde scannen und in ihre ePA stellen.

Fragen zu Informations- und Dokumentationspflichten

• Müssen Befunde erst mit den Patientinnen und Patienten besprochen werden, bevor sie in die ePA eingestellt werden dürfen?

  Die "ePA für alle" ist eine elektronische Patientenakte, die auf einem Widerspruchsprinzip basiert. Wenn ein Patient oder eine Patientin nicht möchte, dass Befunde in die ePA eingetragen werden, muss dies aktiv mitgeteilt werden. Für Leistungserbringer gelten jedoch besondere Hinweispflichten, wenn potenziell stigmatisierende Informationen im Dokument enthalten sind. Das können zum Beispiel Informationen zu HIV-Infektionen, Schwangerschaftsabbrüchen oder psychischen Erkrankungen sein.

• Was müssen Ärztinnen und -ärzte und Psychotherapeutinnen und -therapeuten dokumentieren?

  Möchte eine Patientin oder ein Patient nicht, dass die Praxis ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument einstellt, dokumentieren Ärztinnen und -ärzte und Psychotherapeutinnen und -therapeuten dies in ihrer Behandlungsdokumentation. Auch die Einwilligung, dass eine Patientin oder ein Patient auf Wunsch weitere Daten eingestellt haben möchte, muss festgehalten werden. Besondere Vorschriften gelten bei hochsensiblen Daten, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Widerspricht die Patientin und der Patient dem Einstellen solcher Daten, ist dies ebenfalls zu dokumentieren. Bei genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes muss die ausdrückliche Einwilligung der Patientin und des Patienten in schriftlicher oder in elektronischer Form vorliegen.

Fragen zu den Zugriffrechten

• Wer genau hat Zugriff auf die ePA?

  Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist gesetzlich geregelt. Zugriff auf die ePA für alle besteht nur in Fällen, in denen die Versicherten der ePA nicht widersprochen haben und setzt einen nachgewiesenen Behandlungs- bzw. Versorgungskontext voraus. So erteilen die Versicherten in der Arztpraxis ihrer behandelnden Ärztin oder ihrem behandelnden Arzt die Berechtigung zum Zugriff auf die ePA für 90 Tage, indem sie die elektronische Gesundheitskarte (eGK) stecken. Darüber hinaus können Versicherte über die ePA-App entscheiden, wer auf welche Daten in der ePA zugreifen darf. Auch die Dauer des Zugriffs der einzelnen Zugriffsberechtigten kann über die ePA-App modifiziert werden. Weiterhin können Versicherte über ihre App bestimmte Dokumente, beispielsweise bestimmte Befundberichte oder Arztbriefe, so einstellen, dass diese nur von ihnen selbst eingesehen werden können. Darüber hinaus können Versicherte über die ePA-App ihrer Krankenkasse entscheiden, wer auf welche Daten in der ePA zugreifen darf. Auch die Dauer des Zugriffs der einzelnen Zugriffsberechtigten kann über die ePA-App modifiziert werden. Weiterhin können Versicherte über ihre App bestimmte Dokumente, beispielsweise bestimmte Befundberichte oder Arztbriefe, so einstellen, dass diese nur von ihnen selbst eingesehen werden können. Auch ohne die ePA-App ist es möglich, den Zugriff auf die ePA zu verweigern. Hierfür können Versicherte sich künftig an die Ombudsstellen der Krankenkassen wenden.

• Wie lange hat das medizinische Personal Zugriff auf die ePA?

  Ärztinnen und Ärzte haben im Behandlungskontext Zugriff auf die ePA für alle. Der Zugriff ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt. So werden auch längere Behandlungen abgedeckt. Über die ePA-App können Versicherte den Zugriff auch früher beenden oder den Zeitraum des Zugriffs verlängern. Es ist auch möglich einen bestimmten Zeitraum festzulegen, der über 90 Tage hinausgeht. Das bietet sich beispielsweise bei der eigenen Hausarztpraxis an.

  Apothekerinnen und Apotheker haben nach dem Stecken der eGK der oder des Versicherten standardmäßig drei Tage lang Zugriff auf die Daten in der ePA. Auch hier gelten die Möglichkeiten zum Ausschluss, zur Verkürzung oder zur Verlängerung.

• Gibt es ein Zugriffs-Protokoll, in dem Patientinnen und Patienten einsehen können, wer auf ihre ePA zugegriffen hat?

  Ja, jeder Zugriff auf die ePA wird mit Datum- und Zeitstempel protokolliert und ist für jede Patienten und jeden Patienten einsehbar. Über das Protokoll kann nachvollzogen werden, welche Einrichtung wann auf welche Dokumente zugegriffen hat oder neue Dokumente abgelegt hat. Über die ePA-App sind diese Daten einsehbar und können auch heruntergeladen werden. Alternativ können Versicherte die Protokolldaten auch über die Ombudsstellen der Krankenkassen erhalten.

Fragen zur Vergütung und Abrechnung

• Wie werden die Eintragungen in die ePA vergütet?

  Die Befüllung der elektronischen Patienten- oder Gesundheitsakte (ePA) mit medizinischen Informationen, einschließlich der Ergänzung der zugehörigen Metadaten, wird wie folgt vergütet:

  • Allgemeine Heilbehandlung: 5,00 €
  • Besondere Heilbehandlung: 5,00 €

  Diese Leistung kann pro Behandlungsfall nur einmal abgerechnet werden. Hinzugezogene Ärzte sind nicht berechtigt, diese Leistung abzurechnen. Die Abrechnung erfolgt gemäß Nummer 180 UV-GOÄ.

• Gibt es für den Anschluss an die Telematikinfrastruktur eine Pauschale?

  Falls Sie als Leistungserbringer aufgrund der Regelungen des Fünften Buches verpflichtet sind, sich an die Telematikinfrastruktur anzubinden, wenden Sie sich bitte an den GKV-Spitzenverband, um zu erfahren, ob und in welcher Höhe Sie einen Zuschlag erhalten. Für alle anderen Leistungserbringer, die Patientinnen und Patienten der Unfallversicherung behandeln, wird derzeit eine Regelung erarbeitet.

• Sehen Patientinnen und Patienten auch, welche Positionen abgerechnet werden?

  Krankenkassen sind verpflichtet, Abrechnungsdaten in die ePA einzustellen, sofern der Versicherte nicht widersprochen hat. Eine Verpflichtung für die gesetzliche Unfallversicherung besteht nicht, daher können Patienten die Abrechnungsdaten bei der Behandlung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten in der ePA nicht einsehen.