Welche Fristen sind einzuhalten?

Der gesetzlich festgelegte Meldetermin für den Lohnnachweis digital ist der 16. Februar des Folgejahres.

Hier ein Beispiel: Der Lohnnachweis digital für das Meldejahr 2023 muss spätestens bis zum 16. Februar 2024 erstattet werden.

Korrekturen zu bereits gemeldeten Lohnnachweisen müssen Sie unverzüglich melden. Vor der Korrektur ist die bisherige Meldung zu stornieren.

Unterjährige Lohnnachweise müssen Sie mit der letzten Entgeltabrechnung bzw. spätestens sechs Wochen nach Eintritt des Ereignisses übermitteln.

Gründe hierfür sind: Einstellung des Unternehmens, Insolvenzeröffnung, Beendigung einer meldenden/abrechnenden Stelle, Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse oder andere Sachverhalte (z.B. Übergang eines Unternehmens oder eines Unternehmensteils auf einen Nachfolger).

Beispiele finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren.

Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Unternehmer seine Steuerberatung wechselt. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm der alten Steuerberatung auf das Entgeltabrechnungsprogramm der neuen Steuerberatung zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat die alte Steuerberatung daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat sie diesen zu stornieren.

Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.